Il Consiglio nazionale dei commercialisti ha pubblicato il Vademecum sull’utilizzo della PEC Posta Elettronica Certificata. Si tratta di una serie di regole per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata, non esaustive, ma che piuttosto rappresentano una guida pensata per il professionista che già ne fa uso e le informazioni basilari rivolte ai soggetti meno esperti.

SCARICA QUI LE REGOLE PER L’USO CORRETTO DELLA PEC.

Quali sono le prassi di utilizzo della PEC considerate corrette e valide giuridicamente? Questo il primo quesito a cui risponde il vademecum.

L’intento è quello di limitare l’incidenza delle prassi errate che rendono inefficaci o nulle le trasmissioni dei documenti e che svelano la loro reale portata giuridica “solo nel momento patologico del giudizio”.

 

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I punti principali del documento spiegano bene cos’è la PEC e sono:

Definizione di PEC (Posta Elettronica Certificata).
Soggetti obbligati al possesso di indirizzo PEC e cenni alle c.d. “PEC multiple”.
Funzionamento, validità ed efficacia della PEC.
Modalità di conservazione delle ricevute.
Notifica cartelle esattoriali.
Prospettive legislative.

In più, ci sono appunto 9 regole da seguire (sul Vademecum dei Commercialisti troverete 10 regole. Ne pubblichiamo 9, perchè ci è sembrato coerente rispetto ai contenuti accorpare in un’unica regola tutta la parte della conservazione delle PEC inviate e ricevute).

Le 9 regole per la PEC sono semplici

Sono facili da tenere a mente per un utilizzo consapevole della PEC:

1) Avvenuta consegna “completa”

Accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”.

2) Tempi della comunicazione dell’esito

Ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio venga comunicato al mittente entro 24 ore.

3) Capienza della casella

Verificare sempre che la propria casella di Pec sia capiente.

4) Limiti dimensionali

Non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati (max 30 M complessivi).

5) Una sola PEC per ogni società

Non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi PEC diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta. Non si può comunicare un proprio indirizzo in qualità di architetto o ingegnere come domicilio digitale di un impresa; non è possibile, inoltre, indicare lo stesso indirizzo per diverse società.

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6) Importanza della firma digitale

Bisogna sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via PEC alla pubblica amministrazione. Gli allegati che necessitano di firma, devono riportare la firma digitale in quanto la PEC è una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti.

7) Allegati obbligatori

Allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite PEC:
a) la stampa dell’atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato;
b) le ricevute di accettazione e consegna completa della PEC;
c) il certificato di firma digitale del notificante;
d) il certificato di firma del gestore di PEC.

8) Metodi di conservazione delle PEC

Adottare sistemi di conservazione a norma delle PEC e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare:
a) per le PEC inviate: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
b) per le PEC ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml”

La conservazione a norma è necessaria per le PEC con allegati sottoscritti con firma digitale: solo cosi è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (certificato che, di norma, non ha durata superiore a tre anni).

9) Comunicazione tempestiva delle variazioni

Comunicare subito eventuali variazioni dell’indirizzo PEC all’ordine di appartenenza: tutte le PA, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo Ini-Pec del professionista.

Il 14 settembre scorso 2016 è entrato in vigore il decreto legislativo 26 agosto 2016, n. 179 (pubblicato in G.U. n.214 del 13 settembre 2016). Attraverso modifiche all’articolo 6-bis del decreto legislativo n. 82/2005, sono state introdotte importanti novità per quanto riguarda le comunicazioni tra professionisti e PA.

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